E-Rechnung-Pflicht 2027: Zeitplan, Übergangsfristen und was Selbstständige jetzt regeln sollten

Die E-Rechnung kommt nicht irgendwann – sie ist längst da: Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland E-Rechnungen empfangen können, auch der Ein-Personen-Betrieb. Die Pflicht, selbst welche auszustellen, folgt schrittweise ab 2027. Wer sich jetzt eine Stunde Zeit nimmt, erledigt das Thema, bevor es stressig wird.

Was ist eine E-Rechnung – und was nicht?

Eine E-Rechnung im Sinne des Gesetzes ist ein strukturierter Datensatz nach der europäischen Norm EN 16931 – in Deutschland vor allem als XRechnung (reines XML) oder ZUGFeRD (PDF mit eingebettetem XML) umgesetzt. Wichtig: Ein normales PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung. Es ist nur eine digitale Kopie einer Papierrechnung – maschinell nicht auswertbar und erfüllt die neuen Anforderungen nicht.

Der Zeitplan im Überblick

• Seit 1. Januar 2025: Alle inländischen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und archivieren können – ein E-Mail-Postfach und revisionssichere Ablage genügen dafür grundsätzlich.
• Bis Ende 2026: Übergangsfrist fürs Ausstellen – Papier- und (mit Zustimmung des Empfängers) PDF-Rechnungen bleiben im B2B-Geschäft zulässig.
• Ab 1. Januar 2027: Unternehmen mit mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz müssen im B2B-Geschäft E-Rechnungen ausstellen.
• Ab 1. Januar 2028: Die Ausstellungspflicht gilt für alle übrigen Unternehmen.

Die wichtigsten Ausnahmen

Die Pflicht betrifft inländische B2B-Umsätze. Ausgenommen sind unter anderem Rechnungen an Privatkunden (B2C), Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise. Auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen seit dem Jahressteuergesetz 2024 selbst keine E-Rechnungen ausstellen – empfangen können müssen sie sie aber trotzdem, denn ihre Lieferanten stellen zunehmend um.

Was Selbstständige jetzt konkret regeln sollten

1. Empfang sicherstellen: Eine dedizierte E-Mail-Adresse für Eingangsrechnungen und eine GoBD-konforme Archivierung (unveränderbar, 8 Jahre für Rechnungen nach aktueller Rechtslage) – viele Buchhaltungstools erledigen beides automatisch. 2. Software prüfen: Gängige Rechnungs- und Buchhaltungsprogramme wie Lexware Office, sevdesk und Co. erstellen XRechnung/ZUGFeRD bereits standardmäßig. Wer noch mit Word-Vorlagen fakturiert, sollte die Umstellung nicht bis Ende 2027 aufschieben. 3. Banking anbinden: Der eigentliche Zeitgewinn entsteht, wenn Kontoumsätze und Rechnungen automatisch abgeglichen werden. Ein Geschäftskonto mit Schnittstellen zu DATEV oder zur Buchhaltungssoftware spart hier jeden Monat Handarbeit – worauf es dabei ankommt, zeigt unser Geschäftskonto-Vergleich. 4. Prozess einmal testen: Eine ZUGFeRD-Testrechnung an sich selbst schicken, Empfang, Lesbarkeit und Archivierung prüfen – dauert zehn Minuten und deckt die typischen Lücken auf.

Was passiert bei Verstößen?

Nach den Übergangsfristen erfüllt eine Papier- oder einfache PDF-Rechnung im B2B-Geschäft nicht mehr die umsatzsteuerlichen Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung. Das kann im schlechtesten Fall den Vorsteuerabzug des Kunden gefährden – weshalb größere Auftraggeber schon heute auf E-Rechnungen bestehen. Wer früh umstellt, vermeidet Diskussionen und wirkt professionell.

Fazit

Die E-Rechnung ist kein Bürokratiemonster, sondern in erster Linie ein Software-Thema: Empfang und Archivierung sind Pflicht seit 2025, das Ausstellen wird ab 2027 (über 800.000 € Umsatz) beziehungsweise 2028 (alle) verpflichtend. Mit aktueller Rechnungssoftware und einem Geschäftskonto mit Buchhaltungsanbindung ist das Thema in einem Nachmittag erledigt. Dieser Beitrag ist eine redaktionelle Übersicht und keine Steuer- oder Rechtsberatung.